คู่มือการทำงานจากที่บ้านสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การให้พนักงานทำงานจากที่บ้านเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ความห่างเหินทางสังคมระหว่างการระบาดใหญ่ของ COVID-19 มีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้งานระยะไกลยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในขณะนี้ซึ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่มีงบประมาณ จำกัด ในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่คิดออกจากการเริ่มต้นองค์กรขนาดเล็กอาจมีปัญหาในการสร้างระบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ ทำให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นที่สุด

บทความนี้มุ่งเน้นไปที่การแสดงรายการเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องการเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ รายการตรวจสอบประกอบด้วยเครื่องมือและขั้นตอนที่ทุกธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางต้องดำเนินการเพื่อไปยังระยะไกลและมีประสิทธิภาพในขณะที่ดำเนินการดังกล่าว

1. รับฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นทั้งหมด

ในการเริ่มทำงานจากระยะไกลพนักงานทุกคนต้องใช้ฮาร์ดแวร์ในการเข้าถึงเว็บไซต์แบ่งปันและทำงานกับเอกสารและสร้างการสื่อสารกับสมาชิกคนอื่น ๆ ของ บริษัท โดยส่วนใหญ่หมายถึงอุปกรณ์ของ บริษัท หรืออุปกรณ์ส่วนตัว

พนักงานแต่ละคนควรมีแล็ปท็อปหรือพีซีหนึ่งเครื่องเพื่อใช้งานไม่ว่า บริษัท จะเป็นเจ้าของหรืออุปกรณ์ส่วนตัวขึ้นอยู่กับความต้องการของ บริษัท ของคุณ หากคุณต้องการให้พนักงานของคุณมีประสบการณ์ที่เป็นมืออาชีพและปลอดภัยมากขึ้นและมีงบประมาณเพียงพอเราขอแนะนำให้มอบอุปกรณ์ของ บริษัท คุณสามารถตั้งค่าข้อ จำกัด ตรวจสอบกิจกรรมและอนุญาตให้พนักงานของคุณแยกชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานได้ง่ายขึ้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีอุปกรณ์ที่เหมาะสมในการทำงานในสาขาของตน ตัวอย่างเช่นนักออกแบบกราฟิกจะต้องมีคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเพื่อจัดการกับแอปพลิเคชันที่ต้องใช้ทรัพยากรมากในขณะที่นักเขียนสามารถใช้อุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพน้อยกว่าได้

หาก บริษัท ของคุณกำลังส่งมอบอุปกรณ์ให้กับคนงานอย่าลืมติดตามว่าอุปกรณ์ใดและไปที่ใด เราขอแนะนำให้ตั้งค่าสเปรดชีตที่มีข้อมูลเช่นหมายเลขซีเรียลของอุปกรณ์ชื่อและลายเซ็นของพนักงานของคุณตลอดจนรุ่นอุปกรณ์ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีอุปกรณ์ใด ๆ ปะปนหรือสูญหาย

2. เพิ่มความปลอดภัยด้วยบริการ VPN

VPN เป็นคำย่อของ Virtual Private Network กล่าวโดยย่อคือ VPN เป็นสายเคเบิลเสมือนที่เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับเครือข่ายที่ไม่ใช่เครือข่ายท้องถิ่นและให้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยซึ่งซ่อนจากบุคคลภายนอก นี่เป็นบริการที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลเนื่องจากจะช่วยลดความเสี่ยงจากการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ

ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายของการใช้ VPN ได้แก่ การเข้าถึงเว็บไซต์ที่ถูกบล็อกในประเทศหรือภูมิภาคของพนักงานความเป็นส่วนตัวที่เพิ่มขึ้นจาก ISP การป้องกันแฮกเกอร์รวมถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ดีขึ้นโดยใช้เส้นทางส่วนตัวโดยตรง

การควบคุมระดับเสียงแถบงาน windows 10 ไม่ทำงาน

VPN มีชุดช่องโหว่ของตัวเองเนื่องจากผู้โจมตีพยายามใช้ประโยชน์จากจุดอ่อนเฉพาะและใช้ประโยชน์จากโปรโตคอลการเข้ารหัส อย่างไรก็ตามพนักงานของคุณยังปลอดภัยกว่าเมื่อใช้ VPN เนื่องจากผู้โจมตีจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากขึ้นในการติดตามพวกเขาซึ่งทำให้มีโอกาสน้อยที่พวกเขาจะกำหนดเป้าหมายไปที่พวกเขา

คำแนะนำของเราสำหรับ VPN ได้แก่ NordVPN , ExpressVPN และ CyberGhost . บริการทั้งหมดนี้รวดเร็วใช้งานง่ายและราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

3. ติดตามเวลา

เนื่องจากคุณไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานกำลังทำงานด้วยตนเองเหมือนที่คุณทำเมื่ออยู่ในสำนักงานหรือไม่คุณจึงต้องสามารถดูเวลาที่พวกเขาเข้ามาดูได้ คุณสามารถขอให้พวกเขาจดบันทึกและส่งให้คุณได้ตลอดเวลาอย่างไรก็ตามวิธีนี้ไม่ได้ผลและทำให้พนักงานมีที่ว่างมากมาย

วิธีที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการใช้ Time Tracker เสมือนซึ่งจะช่วยให้คุณอัปเดตทันทีที่พนักงานเริ่มทำงานหรือหยุดทำงาน คุณสมบัติที่มีประโยชน์อื่น ๆ ที่พบในเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบที่อยู่ IP ที่พนักงานของคุณล็อกอินได้ซึ่งจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าพวกเขาอยู่ในบ้านของพวกเขา

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องใช้เวลาในการบันทึกเพื่อให้ทราบว่าพนักงานใช้เวลาทำงานไปกี่ชั่วโมง นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณจ่ายเงินให้คนตามอัตรารายชั่วโมงเนื่องจากคุณต้องการรายงานที่ถูกต้อง การจับคู่กับเครื่องมือตรวจสอบคอมพิวเตอร์จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณไม่ได้พยายามโกงระบบ

เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้เราขอแนะนำให้ใช้เครื่องมือที่นำเสนอโดย iSolved , เช่นเดียวกับ Toggl ใบสมัคร

4. ใช้เครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การพูดคุยทางโทรศัพท์ไม่เพียงพอเมื่อเปลี่ยนไปใช้งานระยะไกล คุณจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายเพื่อให้ทันกับพนักงานของคุณตอบและถามคำถามแชร์ไฟล์และทำการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับแต่ละโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ โชคดีที่มีโซลูชันมากมายที่ดึงดูดกลุ่มคนต่างๆให้คุณเลือกใช้

คำแนะนำบางส่วนของเรามีดังนี้

• ไม่ลงรอยกัน : ในขณะที่ Discord เริ่มต้นจากการเป็นแอปพลิเคชั่นที่น่าสนใจที่สุดสำหรับผู้ชมที่มีอายุน้อย แต่ก็กลายเป็นซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมากที่สุดเพื่อวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร ด้วยความสามารถในการแชทแบบตัวต่อตัวเป็นกลุ่มและในเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ Discord จึงครอบคลุมทุกความต้องการด้านการสื่อสารที่ธุรกิจอาจมี ส่วนที่ดีที่สุดคือทั้งหมดนี้ฟรี
• หย่อน : หากคุณต้องการโซลูชันที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น Slack พร้อมดูแลคุณแล้ว ช่วยให้คุณรวมพนักงานของคุณเข้าด้วยกันจากนั้นตั้งค่าช่องทางต่างๆสำหรับการแชทการประกาศการอัปเดตและการทำงาน สิ่งที่ทำให้แตกต่างจากโซลูชันการสื่อสารอื่น ๆ คือการผสานรวมอย่างมืออาชีพกับเครื่องมือทางธุรกิจเช่น Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce และ Jira Cloud
• Microsoft Teams : บริษัท ของคุณทำงานกับผลิตภัณฑ์ Office เช่น Word หรือ Excel หรือไม่ โซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการสื่อสารของคุณต้องเป็น Microsoft Teams ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าเวอร์ชันเสมือนจริงของ บริษัท ของคุณจากนั้นให้เครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างกิจกรรมในตัวบุคคลจากระยะไกล แชทเริ่มแฮงเอาท์วิดีโอจัดการประชุมและรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน Office เพื่อทำงานร่วมกันและแชร์โครงการ
• ซูม : สำหรับธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับการประชุม Zoom เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อกับพนักงานของคุณแบบเห็นหน้ากันแม้จะอยู่ห่างจากกันหลายร้อยไมล์ก็ตาม เพลิดเพลินกับการโทรคุณภาพสูงที่รองรับผู้เข้าร่วมได้จำนวนมาก

5. ทำงานร่วมกันกับพนักงาน

แม้ว่าการสื่อสารกับผู้อื่นเพียงอย่างเดียวสามารถทำให้เกิดการทำงานร่วมกันได้มาก แต่คุณสามารถปรับปรุงสิ่งนี้ได้โดยใช้ประโยชน์จากห้องชุดที่ออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ รวมสิ่งนี้เข้ากับการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกับพนักงานคนอื่น ๆ

คำแนะนำของเรามีดังนี้:

ไม่สามารถดำเนินการตามคำขอได้เนื่องจากดิสก์ขูดเต็ม

• Office 365 (ปัจจุบันรู้จักกันในชื่อ Microsoft 365 ): บางทีอาจเป็นชุดแอปพลิเคชันที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบัน Microsoft 365 เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงานที่ต้องการทำงานร่วมกันในโครงการขนาดใหญ่ ด้วยเครื่องมือในการเขียนเรียงความสร้างสเปรดชีตจัดการข้อมูลและแม้แต่สร้างกราฟิกคุณสามารถทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆได้อย่างง่ายดาย
• G Suite : สิ่งที่ทำให้ G Suite ของ Google เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันคือความพร้อมใช้งาน สิ่งที่คุณต้องมีเพื่อการทำงานร่วมกันคือคอมพิวเตอร์และเบราว์เซอร์ของคุณ - ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ทำงานกับเอกสารสเปรดชีตและแม้แต่งานนำเสนอร่วมกับเพื่อนของคุณพร้อมด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลและการแชร์ไฟล์ผ่าน Google ไดรฟ์
• ฉันทำงาน : แม้ว่าชุดนี้จะมีให้บริการสำหรับผู้ใช้ Mac เท่านั้น แต่ก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการพิจารณาลงทุนสร้างเอกสารที่สวยงามด้วยเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกับเพื่อนพนักงานโดยไม่ต้องกังวลกับรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

เราหวังว่าด้วย ความช่วยเหลือของบทความนี้ คุณสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำและได้รับเพื่อประสบความสำเร็จกับธุรกิจของคุณจากระยะไกล ขอให้คุณโชคดีและหวังว่าคุณจะได้รับโอกาสในการทำงานอย่างปลอดภัยจากความสะดวกสบายในบ้านของพวกเขา