วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกล่องจดหมาย Outlook ของคุณใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

กล่องจดหมายที่รกเป็นข่าวร้าย ไม่เพียง แต่จะหาอีเมลสำคัญได้ยากเท่านั้น แต่คุณจะมีแรงจูงใจน้อยลงเรื่อย ๆ ในการเปิดแอป Mail ทุกวัน คุณจะทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความของคุณยุ่งเหยิง เพียงปรับกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้เหมาะสมโดยใช้ 5 ขั้นตอนง่ายๆด้านล่าง

หากคุณเคยรู้สึกไม่สบายใจเมื่อดูอีเมลขาเข้าบทความนี้เหมาะสำหรับคุณ หยุดปล่อยให้อีเมลกองพะเนินเทินทึกและแจ้งเตือนคุณด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพกล่องจดหมายของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเฝ้าดูอีเมลของคุณตลอดเวลาและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการพยายามล้างทุกอย่าง เพียงดูขั้นตอนง่ายๆ 5 ขั้นตอนเหล่านี้ใน Outlook for Microsoft 365 และจัดเตรียมทุกอย่างไว้ให้คุณ

บันทึก : คุณลักษณะเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365 / Office 365 อย่างไรก็ตามคุณลักษณะบางอย่างสามารถใช้ได้ผ่านบริการอีเมลของ Microsoft Outlook.com

เพิ่มประสิทธิภาพกล่องจดหมาย Outlook ของคุณใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

มาดูกันว่าคุณจะเป็น Outlook pro ในการจัดระเบียบอีเมลของคุณได้อย่างไรและในที่สุดก็บรรลุกล่องจดหมายที่ไม่มีการแจ้งเตือนที่คุณใฝ่ฝัน

1. ทำความสะอาดโดยการลบอีเมลที่ซ้ำกัน

คุณทราบหรือไม่ว่า Outlook มีเครื่องมืออัตโนมัติในการลบอีเมลที่ซ้ำกัน ตอนนี้คุณทำ ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อลดจำนวนอีเมลที่คุณต้องดูทุกวันอย่างรวดเร็วด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

1. เปิดกล่องจดหมายที่คุณต้องการล้าง อย่าลืมใช้ค่าเริ่มต้น บ้าน แท็บ - คุณสามารถตรวจสอบว่าคุณกำลังใช้แท็บใดอยู่โดยดูที่อินเทอร์เฟซส่วนหัว Ribbon
2. ขยายไฟล์ ทำความสะอาด เมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ทำความสะอาดโฟลเดอร์ หรือ ล้างการสนทนา ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
   
   
3. ข้อความแจ้งจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณ ยืนยันว่าคุณต้องการล้างการสนทนาหรือโฟลเดอร์และดูว่าจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณลดลงอย่างไร

สิ่งที่ดีเกี่ยวกับคุณลักษณะ Clean Up คือความจริงที่ว่ารายการที่ถูกลบทั้งหมดสามารถกู้คืนได้ในช่วงเวลาหนึ่ง คุณสามารถค้นหาได้ในไฟล์ รายการที่ถูกลบ ที่ด้านข้างของหน้าต่าง Outlook

2. สร้างโฟลเดอร์สำหรับอีเมลของคุณ

การมีอีเมลขาเข้าทุกฉบับในโฟลเดอร์เดียวอาจทำให้เกิดความสับสน แน่นอนว่าสแปมมักจะถูกจัดเรียงไว้ในหมวดหมู่เมลขยะ แต่อย่างอื่นขึ้นอยู่กับคุณ ฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าโฟลเดอร์ที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวและจัดเรียงอีเมลขาเข้าของคุณทุกวัน

กำลังติดตาม ทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ ®หรือ GTD ®ระเบียบวิธีในการจัดระเบียบงานคุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างง่ายดายด้วย Outlook ขั้นแรกคุณควรสร้างโฟลเดอร์ที่แตกต่างกันสามโฟลเดอร์:

• กล่องจดหมาย (ค่าเริ่มต้น) - ฝากอีเมลสำคัญไว้ในกล่องจดหมายเริ่มต้นของคุณ ข้อความเหล่านี้ควรเป็นข้อความที่คุณสามารถตอบได้ทันทีหรือต้องเข้าร่วมอย่างเร่งด่วน
• ทำ - ลากอีเมลที่ไม่เร่งด่วนมาที่โฟลเดอร์นี้ คุณสามารถทำให้กล่องจดหมายของคุณชัดเจนและมีแนวโน้มที่จะส่งข้อความเหล่านี้ในภายหลังระหว่างวัน
• ติดตาม - ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่คุณระงับไว้เช่นการตอบกลับที่คุณรอหรืองานที่คุณเลื่อนออกไป
• การแจ้งเตือน - อีเมลบางฉบับไม่ต้องการให้คุณตอบกลับเลย เก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากเพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับไปดูและค้นหาได้อย่างง่ายดาย

บันทึก : ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพียงคลิกที่โฟลเดอร์กล่องขาเข้าของคุณแล้วเลือกโฟลเดอร์ใหม่ ที่นี่เพียงพิมพ์ชื่อและกด Enter

คุณควรเริ่มต้นทุกวันด้วยการจัดเรียงอีเมลของคุณเป็นหมวดหมู่เหล่านี้จากนั้นกำหนดเวลาที่จะมีแนวโน้มไปยังโฟลเดอร์สิ่งที่ต้องทำของคุณในภายหลัง อย่าลืมปฏิบัติตามนี้เสมอ! คุณสามารถจัดเรียงข้อความที่คุณรับอีเมลได้ตลอดทั้งวัน

หากจำเป็นอย่ากลัวที่จะสร้างโฟลเดอร์เพิ่มเติมวิธีนี้ควรปรับให้เหมาะกับคุณและคุณเท่านั้น

3. ใช้มุมมองงาน

คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างงานจากอีเมลได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นงานให้ลากไปที่ไอคอนรายการงานของ Outlook เพื่อเปิดวิซาร์ดการตั้งค่างาน ที่นี่คุณสามารถตั้งชื่อคำอธิบายงานและตั้งค่าการช่วยเตือนได้

หากคุณตั้งค่าการช่วยเตือนงานจะปรากฏขึ้นในลักษณะเดียวกับการแจ้งเตือนการประชุมในเวลาที่กำหนด สิ่งนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบและสร้างงานได้อย่างง่ายดายส่งตรงจากอีเมลขาเข้าของคุณ

4. ตั้งกฎเพื่อจัดเรียงเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ

กฎอนุญาตให้คุณย้ายตั้งค่าสถานะและตอบกลับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติทำให้การใช้งาน Outlook ง่ายขึ้นมาก คุณสามารถใช้กฎเพื่อเล่นเสียงย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์หรือแสดงการแจ้งเตือนรายการใหม่โดยอัตโนมัติได้เช่นกัน

โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่ากฎที่มีประโยชน์ที่สุดคือความสามารถในการย้ายรายการจากผู้ส่งบางรายหรือด้วยคำหลักบางคำในบรรทัดหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์อื่น ซึ่งหมายความว่าหากตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดอีเมลจะถูกย้ายไปยังกล่องจดหมายที่ระบุโดยที่คุณไม่ต้องสัมผัส

คำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีตั้งค่ากฎใน Outlook มีดังนี้

1. คลิกขวาที่ข้อความในกล่องขาเข้าของคุณหรือโฟลเดอร์อีเมลอื่นแล้วเลือก กฎ .
2. เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติมให้เลือก สร้างกฎ .
3. ใน สร้างกฎ กล่องโต้ตอบเลือกช่องทำเครื่องหมายหนึ่งช่องจากสามช่องแรก
4. ใน ดำเนินการดังต่อไปนี้ ถ้าคุณต้องการให้กฎย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ให้เลือกไฟล์ ย้ายรายการไปที่โฟลเดอร์ กล่อง.
5. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางจากไฟล์ เลือกโฟลเดอร์ กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นจากนั้นคลิก ตกลง .
6. คลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อบันทึกกฎของคุณ

5. ใช้ประโยชน์จากหมวดหมู่

การเข้ารหัสสีอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณระบุและจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องใน Outlook ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเลือกจากชุดประเภทเริ่มต้นหรือสร้างขึ้นเองจากนั้นกำหนดประเภทให้กับอีเมล Outlook ของคุณ

ในการกำหนดประเภทสีจากบานหน้าต่างการอ่านหรือข้อความที่เปิดอยู่ให้เลือก จัดหมวดหมู่ จาก แท็ก จัดกลุ่มบน Ribbon แล้วเลือกหมวดหมู่จากรายการ

ความคิดสุดท้าย

หากคุณต้องการอ่านบทความเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ลองสมัครรับจดหมายข่าวของเรา เราเผยแพร่บทแนะนำบทความข่าวและคำแนะนำเป็นประจำเพื่อช่วยคุณในชีวิตเทคโนโลยีประจำวันของคุณ