ชุดข้อมูลจำนวนมากอาจทำให้คุณต้องแยกชื่อและนามสกุลของบุคคลในตารางข้อมูลของคุณ ในบทความนี้คุณสามารถเรียนรู้วิธีการทำเช่นนั้น หั่นและหั่นข้อมูลของคุณอย่างง่ายดายโดยทำตามบทช่วยสอน Excel สำหรับผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ระดับกลาง
วิธีติดตั้งบลูทู ธ บน windows 10
สมมติว่าคุณกำลังดำเนินการรวบรวมเทมเพลตอีเมลในแบบของคุณ แต่ละข้อความต้องมีชื่อของผู้รับ - หากคุณต้องการให้ข้อความนี้เป็นมิตรมากขึ้นคุณต้องใช้ชื่อเท่านั้น โชคดีที่ Excel ให้คุณมีตัวเลือกในการแยกชื่อและนามสกุลออกเป็นเซลล์แยกกัน
การมีข้อมูลจำนวนมากยัดเข้าไปในเซลล์เดียวมักจะทำให้เกิดปัญหา ในกรณีนี้เป็นการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ บางครั้งการเก็บข้อมูลในฟิลด์มากเกินไปอาจขัดขวางความสามารถในการจัดเรียงและกรองข้อมูลของคุณเช่นกัน คุณสามารถใช้วิธีการด้านล่างเพื่อแยกประเภทข้อมูลออกไปยังเซลล์ของตนเองได้เช่นที่อยู่วันเกิดเป็นต้น
แยกชื่อและนามสกุลใน Excel
ในคำแนะนำด้านล่างคุณสามารถเรียนรู้วิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel สำหรับวัตถุประสงค์ของคู่มือนี้เราจะใช้เวอร์ชันล่าสุด Microsoft Excel 2019 อย่างไรก็ตามขั้นตอนนี้ใช้ได้กับซอฟต์แวร์ทุกเวอร์ชัน
คุณต้องการเข้าถึง Excel ฟรีหรือไม่? ลอง Excel Online ซอฟต์แวร์เวอร์ชันออนไลน์ที่เติบโตอย่างต่อเนื่องซึ่งจัดหาโดย Microsoft เอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมโปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา
วิธีที่ 1. ใช้ฟังก์ชัน Text to Columns
ข้อความเป็นคอลัมน์ใน Excel ช่วยให้คุณสามารถแบ่งค่าข้อความออกเป็นเซลล์ที่แยกจากกันในแถว คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อแยกชื่อและนามสกุลออกจากชื่อเต็ม
- เปิดเอกสาร Excel ที่มีชื่อของคุณหรือสร้างใหม่และตั้งค่าข้อมูลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ของคุณได้รับการตั้งค่าในลักษณะเดียวกับตัวอย่างด้านล่าง:
- ใช้เคอร์เซอร์ของคุณเพื่อเลือกชื่อทั้งหมดในคอลัมน์ชื่อเต็ม ในตัวอย่างของเราเราจะเลือก A2: A10
- เปลี่ยนเป็นไฟล์ ข้อมูล แท็บในอินเทอร์เฟซ Ribbon ของคุณ สิ่งนี้ควรอยู่ระหว่างแท็บสูตรและแท็บรีวิว
- คลิกที่ ข้อความเป็นคอลัมน์ พบในส่วนเครื่องมือข้อมูล (ดูภาพด้านล่าง)
- หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นและเปิดตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนซึ่งแต่ละขั้นตอนคุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยน
- ในขั้นตอนที่ 1 เลือก คั่น ในส่วนชนิดข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้ช่องว่างเป็นตัวคั่นระหว่างชื่อและนามสกุล คลิกที่ ต่อไป เพื่อดำเนินการต่อ.
- ในขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ยกเลิกการเลือกตัวคั่นทั้งหมดก่อนจากนั้นจึงตรวจสอบ พื้นที่ เท่านั้น. คลิกอีกครั้ง ต่อไป เพื่อดำเนินการต่อ.
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกฟิลด์สำหรับผลลัพธ์ของคุณในไฟล์ ปลายทาง มาตรา. สำหรับตัวอย่างของเราเราเลือกเซลล์แรกในคอลัมน์ชื่อ B2 คลิก เสร็จสิ้น เพื่อสรุปกระบวนการ
ดังที่เห็นด้านล่างเราสามารถแยกชื่อและนามสกุลจากเซลล์เดียวออกเป็น 2 เซลล์ได้สำเร็จ ซึ่งจะเปิดตัวเลือกมากมายสำหรับอีเมลส่วนบุคคลการวิเคราะห์ข้อมูลและอื่น ๆ
อย่างไรก็ตามมีบางสิ่งที่คุณต้องจำไว้เมื่อใช้วิธีนี้ จดคำเตือนต่อไปนี้:
- ข้อมูลในเซลล์ของคุณคือ คงที่ . เมื่อคุณแก้ไขชื่อเต็มชื่อและนามสกุลจะไม่ปรับตามการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะต้องแก้ไขด้วยตนเองเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลง
- หากคุณไม่ระบุเซลล์ปลายทาง Text to Column จะ เขียนทับ คอลัมน์ปัจจุบัน การดำเนินการนี้จะลบช่องชื่อเต็มโดยแทนที่ด้วยชื่อและนามสกุลที่คั่นไว้
- คุณต้องการชื่อหรือนามสกุลเท่านั้น? ใน ขั้นตอนที่ 3 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการข้ามจากนั้นเลือกไฟล์ ห้ามนำเข้าคอลัมน์ (ข้าม) ตัวเลือก
วิธี Text to Columns เหมาะที่สุดเมื่อทำงานกับข้อมูลที่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่นเมื่อชื่อทั้งหมดมีชื่อและนามสกุลเท่านั้นหรือชื่อทั้งหมดมีชื่อกลาง การผสมและการจับคู่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด - หากข้อมูลของคุณไม่สอดคล้องกันให้ใช้สูตรแทน
วิธีที่ 2. สูตร
วิธีการอื่นในการแยกชื่อและนามสกุลใน Excel คือการใช้สูตร สำหรับสิ่งนี้คุณจะต้องมี 3 สูตรที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณมีชื่อกลางในรายการของคุณหรือไม่
จุดแข็งของการใช้สูตรคือวิธีการดึงข้อมูลแบบไดนามิก หากคุณเปลี่ยนชื่อเต็มการเปลี่ยนแปลงจะแสดงโดยอัตโนมัติในเซลล์ชื่อกลางและนามสกุลที่คั่นด้วย
แม้ว่าวิธีนี้จะก้าวหน้ากว่า แต่เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ มาเริ่มกันเลยในการแจกแจง 3 สูตรที่คุณจะใช้เพื่อแยกชื่อเต็ม
1. สูตรการรับชื่อแรก
ในการแยกชื่อออกจากชื่อเต็มคุณจะต้องใช้สูตรต่อไปนี้ เพียงเลือกเซลล์ว่างใด ๆ เป็นปลายทางจากนั้นแทรกสิ่งต่อไปนี้: = ซ้าย (A2, SEARCH ('', A2) -1)
สูตรนี้สมมติว่ามีชื่อเต็มอยู่ในเซลล์ A2 หากคุณอยู่ในตำแหน่งอื่นอย่าลืมเปลี่ยนในสูตร ตัวอย่างเช่น. หากช่องชื่อเต็มของคุณคือ D7 สูตรจะเปลี่ยนเป็น: = ซ้าย (D7, SEARCH ('', D7) -1)
หลังจากเรียกใช้สูตรหนึ่งครั้งคุณสามารถทำซ้ำได้อย่างง่ายดายโดยวางตำแหน่งเคอร์เซอร์ของคุณไปที่มุมล่างขวาของเซลล์แล้วลากลง การทำเช่นนี้จะปรับสูตรโดยอัตโนมัติสำหรับช่องชื่อเต็มอื่น ๆ และแยกชื่อ:
windows 10 ไม่มีไอคอนบนเดสก์ท็อป
2. สูตรรับชื่อกลาง
สมมติว่ารายการชื่อเต็มบางรายการในชุดข้อมูลของคุณมีชื่อกลาง ในกรณีนี้คุณอาจต้องการแยกสิ่งเหล่านี้ในคอลัมน์ของตนเอง สูตรต่อไปนี้จะช่วยให้คุณทำสิ่งนั้นได้: = MID (A2, ค้นหา ('', A2) + 1, ค้นหา ('', แทนที่ (A2, '', '@', 1)) - ค้นหา ('', A2))
อีกครั้งสูตรนี้สมมติว่ามีชื่อเต็มอยู่ในเซลล์ A2 หากคุณไม่ได้เป็นของคุณโปรดอย่าลืมปรับเปลี่ยนในสูตรนั้นเอง คุณยังสามารถใช้จุดจับลากเพื่อคัดลอกและปรับสูตรโดยอัตโนมัติไปยังเซลล์ชื่อเต็มอื่น ๆ และเติมข้อมูลในคอลัมน์ชื่อกลาง
เป็นการดีที่สุดที่จะใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกัน - หากบางรายการมีชื่อกลางในขณะที่บางรายการไม่มีชื่อกลางที่หายไปจะถูกแทนที่ด้วย # มูลค่า! ข้อผิดพลาด คุณจะต้องกำจัดสิ่งเหล่านี้ด้วยตนเอง
3. สูตรรับนามสกุล
สุดท้ายสูตรสุดท้ายจะใช้เพื่อแยกนามสกุลจากชื่อเต็ม เพียงเลือกเซลล์ปลายทางจากนั้นแทรกสิ่งต่อไปนี้: = ขวา (A2, LEN (A2) -SEARCH ('', A2))
เช่นเดียวกับสูตรก่อนหน้านี้ยังถือว่าชื่อเต็มมีอยู่ในเซลล์ A2 หากของคุณแตกต่างออกไปอย่าลืมปรับในสูตรนั้นเอง ใช้จุดจับลากเพื่อคัดลอกและปรับสูตรโดยอัตโนมัติไปยังเซลล์ชื่อเต็มอื่น ๆ และเติมคอลัมน์นามสกุล
ในกรณีที่คุณมีชื่อกลางด้วยให้ใช้สูตรต่อไปนี้: = ขวา (A2, LEN (A2) -SEARCH ('@', แทนที่ (A2, '', '@', LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, '', '')))))
อีกครั้งแทนที่อินสแตนซ์ของเซลล์ A2 หากชื่อเต็มของคุณอยู่ในฟิลด์อื่น
วิธีที่ 3. ค้นหาและแทนที่
การใช้อักขระตัวแทนช่วยให้คุณสามารถแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel’s ค้นหาและแทนที่ ฟังก์ชัน นี่เป็นเรื่องแปลก แต่ได้ผลและอาจเร็วกว่าตัวเลือกอื่น ๆ มาดูกันว่าคุณสามารถแยกชื่อเต็มโดยใช้ชื่อนี้ได้อย่างไร
1. รับชื่อโดยใช้ค้นหาและแทนที่
- เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีชื่อเต็มจากนั้นคลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้แล้วเลือก สำเนา จากเมนูบริบท หรือใช้ไฟล์ Ctrl + ค แป้นพิมพ์ลัด
- เลือกเซลล์ปลายทางจากนั้นคลิกขวาและเลือก วาง จากเมนูบริบท คุณยังสามารถใช้ไฟล์ Ctrl + วี แป้นพิมพ์ลัด คุณควรมีสำเนาชื่อเต็มที่ถูกต้อง
- เลือกคอลัมน์ที่สองไว้และอยู่บน บ้าน แท็บ คลิกที่ ค้นหาและเลือก จากส่วนการแก้ไขทางด้านขวาสุด
- จากเมนูบริบทให้เลือก แทนที่ . หน้าต่างป๊อปอัปใหม่จะปรากฏขึ้น
- พิมพ์ก พื้นที่ () อักขระแล้ว ดอกจัน (*) ลงในฟิลด์สิ่งที่ค้นหา เว้นช่องอื่นว่างไว้แล้วคลิก แทนที่ทั้งหมด .
- เสร็จแล้ว!
2. รับนามสกุลโดยใช้ค้นหาและแทนที่
- เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีชื่อเต็มจากนั้นคลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้แล้วเลือก สำเนา จากเมนูบริบท หรือใช้ไฟล์ Ctrl + ค แป้นพิมพ์ลัด
- เลือกเซลล์ปลายทางจากนั้นคลิกขวาและเลือก วาง จากเมนูบริบท คุณยังสามารถใช้ไฟล์ Ctrl + วี แป้นพิมพ์ลัด คุณควรมีสำเนาชื่อเต็มที่ถูกต้อง
- เลือกคอลัมน์ที่สองไว้และอยู่บน บ้าน แท็บ คลิกที่ ค้นหาและเลือก จากส่วนการแก้ไขทางด้านขวาสุด
- จากเมนูบริบทให้เลือก แทนที่ . หน้าต่างป๊อปอัปใหม่จะปรากฏขึ้น
- พิมพ์ไฟล์ ดอกจัน (*) แล้ว พื้นที่ () อักขระลงในฟิลด์สิ่งที่ค้นหา เว้นช่องอื่นว่างไว้แล้วคลิก แทนที่ทั้งหมด .
- เสร็จแล้ว!
ความคิดสุดท้าย
เราหวังว่าบทความนี้จะสามารถสอนวิธีแยกชื่อเต็มออกเป็นชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel ใช้วิธีการด้านบนเพื่อสร้างเอกสารข้อมูลส่วนบุคคลที่สมบูรณ์ได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถผสมผสานและจับคู่เทคนิคต่างๆเพื่อเร่งเวิร์กโฟลว์ของคุณได้!
ก่อนที่คุณจะไป
กลับมาที่ไซต์ศูนย์ช่วยเหลือของเราหากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel กลับมาหาเราเพื่อดูบทความที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลผลิตและเทคโนโลยีสมัยใหม่!
คุณต้องการรับโปรโมชั่นข้อเสนอและส่วนลดเพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์ของเราในราคาที่ดีที่สุดหรือไม่? อย่าลืมสมัครรับจดหมายข่าวของเราโดยป้อนที่อยู่อีเมลของคุณด้านล่างนี้! รับข่าวสารเทคโนโลยีล่าสุดในกล่องจดหมายของคุณและเป็นคนแรกที่อ่านเคล็ดลับของเราเพื่อเพิ่มประสิทธิผล
คุณอาจจะชอบ
วิธีจัดกลุ่มแผ่นงานใน Excel
วิธีเพิ่มบรรทัดที่ดีที่สุดใน Excel
วิธีพิมพ์เส้นตารางใน Excel
