Microsoft Teams: คำแนะนำและเคล็ดลับ

Microsoft Teams เป็นแอปพลิเคชันที่ใช้โดยทีมงานที่ไม่ซ้ำกันหลายแสนทีมซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ในขณะที่จัดหาแพลตฟอร์มสำหรับคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณในการสื่อสารประสานงานโครงการแชร์ไฟล์และทำงานให้เสร็จจากระยะไกล

เราเพิ่งเผยแพร่บทความเกี่ยวกับ วิธีการตั้งค่า Microsoft Teams ซึ่งจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์ ตอนนี้ได้เวลาทำความคุ้นเคยกับมัน เนื้อหาในวันนี้มุ่งเน้นไปที่เคล็ดลับเทคนิคและคำแนะนำทั่วไปของ Microsoft Teams สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

หากคุณเพิ่งเริ่มทำงานจากที่บ้านหรือต้องการคำแนะนำในการเพิ่มประสิทธิภาพให้ลองทำตามเคล็ดลับของเราและดูว่ามีเทคนิคใดที่ช่วยคุณในการทำงานของคุณได้หรือไม่

รายการตรวจสอบการทำงานระยะไกล: ทำอย่างไรให้เป็นจริงกับหลักสูตร

เรามาเริ่มกันที่สิ่งทั่วไปที่ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลทุกคนควรทำก่อนเริ่มวันที่มีประสิทธิผล เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมและมีส่วนร่วมในการเล่นเกมแม้จากความสะดวกสบายในบ้านของคุณ

1. สร้างพื้นที่ทำงานที่เหมาะสม . สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่ทำงานที่คุณอยู่นั้นถูกต้องสำหรับความต้องการของคุณ ลดสิ่งรบกวนให้น้อยที่สุดด้วยการหาพื้นที่สงบ ๆ เงียบ ๆ ล้อมรอบตัวเองด้วยสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้นการมีสิ่งของเช่นสมาร์ทโฟนของว่างและ บริษัท มักจะทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงาน ดังนั้นเราขอแนะนำให้มีโต๊ะหรือขาตั้งแยกต่างหากสำหรับวางขนมของคุณ
   
   ประเภท Pro: วางโทรศัพท์ไว้ใกล้ตัวหากเป็นเครื่องมือในการทำงานของคุณเท่านั้น และหากคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิผลเราขอแนะนำให้ปิดการแจ้งเตือนในโทรศัพท์ของคุณ
   
   
2. ใช้แอพพลิเคชั่นเพื่อปรับปรุงงานของคุณ . ในยุคแห่งเทคโนโลยีนี้ไม่มีเหตุผลใดที่คุณไม่ควรใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มพูนความสามารถของคุณ ใช้แอปพลิเคชันเพื่อจัดการเวลาของคุณตั้งเป้าหมายและการแจ้งเตือนรายวันและแม้แต่บล็อกเว็บไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิ
3. รักษาสุขภาพของคุณ . หลายคนละเลยสุขภาพของตนเองเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล การใช้เวลาอยู่หน้าจอเป็นเวลานานนั้นไม่ดีต่อทั้งร่างกายและจิตใจของคุณ อย่าลืมตื่นนอนทุกครั้งออกกำลังกายให้ร่างกายชุ่มชื้นและรับประทานอาหารที่ดีต่อสุขภาพ
4. สื่อสารกับทีมของคุณ . เชื่อเรา - ทีมของคุณต้องการทราบว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่เท่าที่คุณต้องการติดตาม อย่าลืมสื่อสารกับพวกเขาผ่านแอพต่างๆเช่น Microsoft Teams เพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้ากำหนดการและความพร้อมสำหรับการประชุมของคุณ
5. รวม . ก้าวของการทำงานระยะไกลนั้นแตกต่างจากที่ทำงานอยู่กับตัวเอง เอาใจใส่เพื่อนร่วมทีมของคุณและรวมทุกคนไว้ในวาทกรรมทั้งข้อความและการโทร การมีสติและการมีส่วนร่วมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกทุกคนในทีมสามารถแบ่งปันความคิดและมีส่วนร่วมในโครงการได้
6. สนทนากับเพื่อนร่วมงานของคุณ . ในขณะที่คุณทำงานจากระยะไกลคุณจะไม่สามารถโต้ตอบกับทีมของคุณได้มากเท่ากับที่ทำงานในสำนักงาน อย่าลืมใช้ประโยชน์จากข้อความโดยตรงตั้งค่าช่องแชททั่วไปใน Microsoft Teams และพูดคุยแบบสบาย ๆ กับทีมที่ยอดเยี่ยมของคุณเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจ
7. อย่าลืมผ่อนคลาย . สิ่งที่คนงานระยะไกลส่วนใหญ่ต้องดิ้นรนคือการผ่อนคลายหลังเลิกงาน การยึดติดกับตารางเวลาจะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆได้อย่างแน่นอนจากนั้นตัดการเชื่อมต่อกับงานด้วยการเดินเล่นอาบน้ำและกิจกรรมสนุก ๆ อื่น ๆ เตือนตัวเองว่าเพียงเพราะคุณทำได้คุณไม่จำเป็นต้องทำงานตลอด 24 ชั่วโมงต่อวัน (อย่าทำงานหนักเกินไป!)

เมื่อคุณได้ตั้งค่าพื้นที่ทำงานของคุณให้พร้อมตามรายการตรวจสอบด้านบนแล้วคุณจะจดจ่ออยู่กับการทำงานจากระยะไกลได้อย่างไร

วิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิผลในขณะที่ทำงานกับ Teams จากระยะไกล

เมื่อคุณปรับตัวให้เข้ากับการทำงานจากระยะไกลคุณจะพบกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครมากมาย การสร้างนิสัยที่ดีสองสามอย่างเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ร่วมกับทีมของคุณ

รายงานความคืบหน้าบ่อยๆ

การให้เพื่อนร่วมทีมรายงานเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณจะช่วยทั้งคุณและพวกเขา ในขณะที่คุณรู้สึกอยากรายงานความคืบหน้าทุกวันคุณจะเริ่มกระตุ้นตัวเองและทำงานให้เสร็จมากขึ้นเพื่อสร้างความประทับใจและกระตุ้นเพื่อนร่วมงานของคุณเช่นกัน สิ่งนี้สามารถสร้างนิสัยที่ดีต่อสุขภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารได้มากยิ่งขึ้น อย่าลืมแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นบวกต่อทีมของคุณ - คำพูดที่ดีจะช่วยได้มาก

จัดการประชุมออนไลน์

ไม่จำเป็นต้องพูดว่าการประชุมออนไลน์เป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล ช่วยให้คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าแบ่งปันความคิดและถามคำถามจากทีมของคุณในขณะเดียวกันก็ชดเชยการขาด บริษัท เมื่ออยู่ที่บ้าน สนับสนุนให้ทีมของคุณใช้แฮงเอาท์วิดีโอเพื่อติดต่อกันแบบเห็นหน้ากัน

บันทึกการประชุมของคุณ

เมื่อทุกคนทำงานยุ่งการตั้งค่าการประชุมหลายครั้งสำหรับผู้ที่พลาดหรือลืมบางอย่างจากการประชุมครั้งก่อนอาจเป็นเรื่องยาก หากทีมของคุณอนุญาตให้บันทึกการประชุมและแบ่งปันในช่องเฉพาะเพื่อให้ผู้คนติดตามหรือย้อนกลับไปยังประเด็นสำคัญได้ตลอดเวลา

กิจกรรมของทีม

รวมอยู่ด้วยการจัดตารางกิจกรรมของทีม ระดมความคิดร่วมกันทำงานในไฟล์และโครงการสร้างบอร์ดร่วมกันหรือสร้างความท้าทายที่สนุกสนานเพื่อสร้างการแข่งขันที่ดีต่อสุขภาพ กิจกรรมของทีมต่างๆทำให้ผู้คนมารวมตัวกันรักษาขวัญกำลังใจและพลังงานให้สูงแม้ในวันที่ช้า

ติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์ใหม่ไม่ปรากฏขึ้น

คำแนะนำและเคล็ดลับของ Microsoft Teams ที่ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลทุกคนจำเป็นต้องรู้

ใช้ประโยชน์จากช่อง

องค์กร Teams ที่ยอดเยี่ยมมีการตั้งค่าระบบแชนเนลที่ยอดเยี่ยม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างทีมต่างๆและกำหนดช่องเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนที่จะใช้งานอยู่การเพิ่มช่องสำหรับกลุ่มเฉพาะเช่น นักออกแบบ และ นักพัฒนา ช่วยจัดระเบียบโครงการของคุณในขณะที่ช่องต่างๆเช่น ข้อเสนอแนะ หรือ รายงาน เปิดโอกาสให้ทีมของคุณสื่อสาร อย่าลืมเพิ่มพื้นที่สนทนาทั่วไปและช่องที่ใช้เพื่อความสนุกสนาน!

กรองฟีดกิจกรรมของคุณ

มีความรกรุงรัง ฟีดกิจกรรม จะทำให้ยากต่อการค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา เมื่อใช้ตัวเลือกตัวกรองคุณสามารถบอกให้ Teams แสดงเฉพาะเนื้อหาเฉพาะเช่น @mentions ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านการตอบกลับข้อความของคุณโดยตรงและอื่น ๆ ใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้และเพิ่มโฟกัสของคุณเมื่อเวลาผ่านไปโดยการกรองกิจกรรมที่เข้ามาอย่างถูกต้อง

คำสั่งด่วน

ด้วยการพิมพ์คำสั่งในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง Teams คุณจะสามารถทำสิ่งต่างๆให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว มีคำสั่งมากมายให้ใช้ในแอปพลิเคชันอย่างไรก็ตามผู้ใช้ส่วนใหญ่จะละเลยที่จะใช้คำสั่งส่วนใหญ่ เพื่อให้คุณติดคำสั่งต่อไปนี้เป็นรายการโปรดของเรา:

• /โทร - เริ่มต้นการโทรกับทุกคนในองค์กร Teams ของคุณ
• / testcall - ตรวจสอบคุณภาพการโทรปัจจุบันของคุณ
• / ออกไป - ตั้งค่าสถานะของคุณเป็นไม่อยู่
• / ไปที่ - ข้ามไปที่ช่องหรือทีมอย่างรวดเร็ว
• / whatsnew - ดูข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับ Microsoft Teams
• /ช่วยด้วย - รับการสนับสนุนเกี่ยวกับ Microsoft Teams

บุ๊กมาร์กข้อความสำคัญ

หากต้องการบันทึกข้อความสำคัญและเนื้อหาที่แนบมาคุณสามารถบุ๊กมาร์กได้ เพียงคลิกที่จุดสามจุดที่ด้านบนขวาของข้อความจากนั้นเลือก บันทึกข้อความนี้ จากเมนูบริบท หากต้องการค้นหาบุ๊กมาร์กของคุณให้พิมพ์ / บันทึกไว้ ในแถบค้นหาและจะไม่สูญเสียโพสต์อีกเลย

โปรแกรมแก้ไข Rich Text

หลีกเลี่ยงการส่งข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจก่อนที่จะพร้อมและสร้างข้อความที่มีรูปแบบสวยงามโดยใช้โปรแกรมแก้ไข Rich Text ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์ให้คลิกไอคอนแรกใต้ช่องป้อนข้อมูล (ไฟล์ ตัวอักษร A ด้วยดินสอ ) และเริ่มเขียนข้อความของคุณ เพิ่มชื่อทำเครื่องหมายข้อความว่าสำคัญใช้ประโยชน์จากการจัดรูปแบบสร้างสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและอื่น ๆ อีกมากมาย

ในการส่งข้อความที่จัดรูปแบบของคุณเพียงคลิกที่ ส่ง ไอคอนที่ด้านล่างขวาของโปรแกรมแก้ไขข้อความ

ห้ามรบกวน

คุณมีประสิทธิผลมากที่สุดเมื่อมีสมาธิอย่างเต็มที่ ในสถานะนี้แม้แต่การแจ้งเตือนเพียงครั้งเดียวก็สามารถเบี่ยงเบนความสนใจของคุณและทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงานได้ Microsoft Teams ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสถานะของคุณเป็นห้ามรบกวนซึ่งจะทำให้คุณไม่ได้รับการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัป

หากต้องการเปิดโหมดห้ามรบกวนให้พิมพ์ / dnd ในช่องค้นหา คุณสามารถปิดได้โดยพิมพ์ / ใช้ได้ เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว

ใช้ GIF และสติกเกอร์

ทำสิ่งต่างๆให้สนุกและมีพลังด้วยการใช้ GIF สติกเกอร์และแม้แต่สร้างภาพสนุก ๆ - มีม - เพื่อแบ่งปันกับทีมของคุณ สิ่งเหล่านี้สามารถใช้เป็นปฏิกิริยาตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อข้อความหรือแม้แต่ทำให้อารมณ์แจ่มใสขึ้นในช่องทางที่เหมาะสม คุณสามารถใช้องค์ประกอบเหล่านี้ได้โดยคลิกที่ไอคอนภายใต้ช่องป้อนข้อความ

เครื่องมืออื่น ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณ

แม้ว่า Microsoft Teams จะดูแลการสื่อสารการประชุมออนไลน์การแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีเครื่องมืออื่น ๆ ที่เราแนะนำให้ใช้พร้อมกัน แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้มีความสำคัญในการรักษารูปแบบการทำงานจากระยะไกลที่มีประสิทธิผล แต่ก็มีประโยชน์ต่อผู้ที่มองหาวิธีอื่น ๆ ในการเพิ่มโฟกัสและประสิทธิผล

หมอเวลา

หมอเวลา เป็นแอปพลิเคชั่นที่น่าทึ่งที่สุดสำหรับธุรกิจและองค์กรขนาดใหญ่ ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบเวลาของพนักงานและสร้างรายงานที่มีรายละเอียดและมีประสิทธิภาพ รับภาพรวมที่ถูกต้องของผลผลิตและดูการจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้อง

งาน Hubstaff

งาน Hubstaff เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับเวิร์กโฟลว์ Microsoft Teams ของคุณเนื่องจากเน้นหนักในการตั้งค่างาน สิ่งที่คุณพูดคุยใน Teams ระหว่างการประชุมหรือในแชนเนลสามารถส่งตรงไปยัง Hubstaff ซึ่งคุณสามารถจัดหมวดหมู่และจัดการได้

ด้วยมือเปล่า

รับไฟล์ ด้วยมือเปล่า การรวมกับ Microsoft Teams เพื่อทำงานร่วมกันบนไวท์บอร์ดเสมือน สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มความคิดเห็นภาพวาดและองค์ประกอบอื่น ๆ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการออกแบบเค้าโครงและอื่น ๆ ด้วยภาพ

เราหวังว่าบทความนี้จะสามารถช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลกับ Microsoft Teams หากต้องการเรียนรู้วิธีเริ่มต้นใช้งานแอปพลิเคชันโปรดอ่านของเรา วิธีการตั้งค่า Microsoft Teams บทความ.